ペーパーレス化とは?具体的な取り組みや事例を交えながらその必要性を解説

2021.07.26

2021.08.17

DXのあるべき姿を考える

コスト削減や環境保全の観点から、着々と進められてきたペーパーレス化。新型コロナウイルス感染拡大対策による働き方の変化によって、ペーパーレスの流れはより早くなりました。
より必要性の高くなったペーパーレス化ですが、その具体的なメリットや取り組み方については理解できているでしょうか?そこで今回は、ペーパーレス化とは何かという基本的なところから実際の事例まで、ペーパーレス化に必要な情報をお届けします。

■ペーパーレス化とは?その実態をチェック

各企業が今早急に進めている、ペーパーレス化。ペーパーレス化を知る上で、まずはその言葉の意味と実態について確認していきましょう。
 
・ペーパーレス化=紙を減らすorなくすこと
ペーパーレス化とは、その言葉の通り“ペーパー(紙)”を“レス(なくす)”こと。各企業、業務を遂行するにあたりたくさんの紙が使われていることかと思いますが、資源は限りあるモノであるため、いつかなくなってしまいます。
“サステナブル”という言葉が昨今よく使われるようになりましたが、ペーパーレス化も持続可能な社会を作るために欠かせない行動の一つ。紙でやりとりしている内容を全て電子化することで、資源や環境保全につなげていくことができるのです。
また、新しい働き方として導入されるケースが増えている“テレワーク”の際にも、ペーパーレス化は有効な働きをします。紙の情報を電子化することで、離れた場所にいる人との連携も可能に。企業としては紙にかかるコストを大幅ダウンすることができるので、メリットが大きい取り組みだと言えます。
しかしメリットが多い一方で、デジタルツールを使うこと自体に慣れていない人が多い職場などでは、ペーパーレス化が思うように進まないという問題を抱えているのも事実。ペーパーレス化を進めて行かなければいけない世の中であるのに対し、目の前にある課題をどう乗り越えていくのかにも同時に目を向けていかなければいけません。
 
・ペーパーレス化の現状
いち早い推進が求められているペーパーレス化ですが、日本での現状はどうなっているのでしょうか。
実は、日本ではまだまだ各企業がペーパーレス化に取り組んでいないのが問題となっています。なぜ、日本でのペーパーレス化が進まないのか。それには、さまざまな要因が隠されています。
まず、大前提として、日本は世界に比べデジタル化が進んでいません。実際自分が働く企業で、契約書・稟議書・決裁書などまだまだ紙媒体で残されているものが多いという人も少なくないことでしょう。
しかし、ぺーパーレス化が進んでいない日本でも、20年ほど前からペーパーレス化に向けて法律が整備されてきました。電子帳簿保存法や電子署名法、e-文書法など、ペーパーレス化のための法律は着々と整ってきているのです。にも関わらず、なぜペーパーレス化が進まないのか。それは、日本経済にはまだ“原本至上主義”が根強く残っているからだと考えられます。
企業などの組織でペーパーレス化を進めるにあたり、必ず出てくるのが“変わることへの抵抗”です。
「紙のやりとりで現状問題ないのに、なぜ変える必要があるのか」(変革の受容性)
「IT機器の導入やセキュリティ対策にかかる費用には、それ相応のメリットがあるのか」(費用対効果)
「デジタル化を進めても、そもそも使いこなせる社員がどれほどいるのか」(ITリテラシー)
「取引先など周囲の企業も紙を使っているので、先走ってペーパーレス化する必要はないのでは?」(横並び意識)
企業においてペーパーレス化を進めようとしたときには、必ず上記のような反対意見が出ます。これは他でもない、原本至上主義が未だにまかり通っている証拠です。しかし、国としてもテレワークを推進するようになっている現在は、原本至上主義のままでは業務に支障をきたすところまできてしまっています。

実際、昨年緊急事態宣言が発動された際原則自宅勤務となった企業でも、紙にまつわる仕事のために出社しなければいけなかったというアンケート結果が出ているのも事実。
ペーパーレス化の手助けをする企業なども増えているため、これからペーパーレス化する組織が増えることを願うばかりです。

■なぜペーパーレス化が求められているのか?

現状、まだまだ進んでいるとは言えない日本のペーパーレス化ですが、そもそもなぜペーパーレス化の必要性が叫ばれているのでしょうか。その理由に迫ってみましょう。
 
・国はペーパーレス化を推進
先ほども少しお話したように、ペーパーレス化を進めるための法律はすでに整っています。1998年に制定された「電子帳簿保存法」や2001年に制定された「電子署名法」をはじめ、日本にはデジタル化に関する法律がなんと約300種類も存在しているのです。この法律の数を見てもわかる通り、国は法律改正などを行いながらデジタル化・ペーパーレス化を進めるために動いています。
国がこれほどまでにペーパーレス化を推し進めようとしているのには、理由があります。それは、他でもない日本の“労働生産性の低さ”。日本では、「一億総活躍社会」を実現するため働き方改革が実施されました。働き方改革と言えば、長時間労働の見直しや賃金の引き上げなどをイメージする人も多いかと思います。
とは言え、今までの業務の流れのままでは、長時間労働の是正や賃金の引き上げを行うことができないのが自然の流れです。そこで注目されたのが、他でもない「ペーパーレス化」です。
日本の労働生産性向上を阻んでいる大きな理由の一つに、「紙」と「ハンコ」の問題があると言われています。紙やハンコを使い続ける以上、書類作成や送付、保管などにまつわるプロセスを削ることはできません。
労働生産性を向上させるためには、紙とハンコを電子化して業務効率を上げることが非常に重要です。紙にまつわるコストの削減や環境保全などのメリットを生み出すためだけでなく、日本の労働生産性を向上するためにもペーパーレス化は必須だと言えます。

 
・紙主導ビジネス文化脱却
「ペーパーレス化の現状」のところでお話した内容と少し重複しますが、日本はまだまだ紙に頼りながらビジネスを行っている国です。その背景には、日本の法律と昔から続く古い商いの習慣が関係しています。
日本で重要な書類のやり取りを行う際は、必ず印鑑が必要です。印鑑は朱肉を使うことから複製されにくいという特徴があり、印自体の複製を防ぐ目的があると言われています。
印鑑に対する信頼度の高さだけでなく、日本人の紙に対する利点の感じやすさも、ペーパーレス化を阻む原因の一つです。薄くて軽く、少量なら持ち運びやすい・一目で情報が見やすい・別媒体の用意が必要ない…など、紙の利点から脱却できない企業が少なくありません。
例えば会議の場で、全員がタブレットを持ち込んでいれば、電子化されたデータを共有するだけで済みます。紙代やインク代がかからないのはもちろん、資料をプリントアウトするという手間も省けます。
しかし、会議に参加するうちの数名しかタブレットを持ちこまなかった場合はどうでしょう。電子化されたデータを見ることができるのは、タブレットを持ち込んだ数名のみです。紙の資料であれば、デジタル機器などの用意の必要がなく、手軽に情報の共有を行うことができます。ただ、一見効率がいいように見える紙主導のビジネス文化は、長い目で見ると非常にコスパも効率も悪い方法です。
ICT(情報通信技術)を導入してどんどんペーパーレス化を進めている世界から取り残されないためにも、日本の早急なデジタル化・ペーパーレス化が求められています。

 
・「withコロナ時代」から見えたペーパーレス化の必然性
新型コロナウイルスの脅威によって、私たちの生活は大きく変化を遂げました。ビジネスの面にもさまざまな変化をもたらし、“ムダ”を減らすことに注目する機会も増えたのではないでしょうか。
「withコロナ時代」と呼ばれるようになってからというもの、働き方にも大きな変化が現れています。“オフィスに出社して仕事をする”というスタンダードが、根底から覆されたのです。大手企業では、都心にあった本社を地方へと移転させるケースもあり、ビジネスにおける「当たり前の改革」はどんどん進んでいます。
働き方を変えるにあたり、大前提となるのが「離れた場所にいてもつながれるかどうか」ということ。離れた場所にいてもつながるための仕組みを持っている企業は、社員が出社できない状況になっても、業務に支障が出ないという強さを発揮します。
一方、実際にコロナ禍においてテレワークを経験した人たちからも、ペーパーレス化が進んでいないことを実感したという声が挙がっています。2020年に内閣府が実施した調査では、「テレワークの利用拡大のために必要だと思うことは?」の問いに対し、「ペーパーレス化」という解答が2番目に多い割合となりました。
今後もいつまで続くかわからない、withコロナの時代。コロナだけでなく、いつ起こるかわからない自然災害のためにも、企業にはリアルとオンラインの使い分けが求められています。
柔軟な働き方ができる企業になるためにも、テレワークのための環境整備は必須。テレワークの環境を整えるためには、ペーパーレス化は避けて通れない道なのです。

■ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットは、今世界中で取り組まれている「SDGs」にも関係しています。ペーパーレス化を進める上でも、まず知っておきたいのはそのメリットについてです。
紙を使い続けるよりもメリットが多いことを知れば、おのずとペーパーレス化のスピードもアップしていきます。「なぜペーパーレス化が推進されているのか」の「なぜ」の部分を知るためにも、そのメリットについて確認しておきましょう。
 
・業務の効率がアップ
ペーパーレス化は、業務の効率化に欠かせない手段であると言われています。“紙をなくす”ことの方が大変なイメージを持っている人もまだまだ多いのですが、実は紙があることによって業務の効率を下げているケースが少なくありません。
紙を使った業務の場合、紙そのものが手元になければ仕事ができませんが、電子化すればパソコンやタブレット、スマホなどを使って膨大な量のデータを持ち運ぶことができます。また、電子データの場合はキーワードで検索をかけることができるため、大量のデータの中から必要なものだけを抽出するのもあっという間。
プリントアウトのための出社や書類整理の手間などを丸ごと省くことができるため、業務効率をアップするためにペーパーレス化は欠かせません。
 
・コスト削減につながる
ペーパーレス化を進めることによって、業務中に使用する紙の量がどんどん減っていきます。そうすると必然的に少なくなるのが、紙の資料を作るためにかかっていた“コスト”です。
紙を使って資料などを用意する場合には、紙代をはじめトナー代、プリンタにかかる費用(メンテナンス代やリース代)、書類を管理するための費用などがかかります。完全にペーパーレス化されれば、これらのコストが丸ごとカットされることは言うまでもありません。
また、データが電子化されれば、取引先に書類を送るための郵送代などのコストカットも可能。紙で保存するわけではないため、資料の劣化の心配がないというメリットもあります。
 
・セキュリティを強化できる
資料を紙で用意している場合、そのもの自体に触れられてしまえば閲覧制限をかけることはできません。そのため、鍵のかかったキャビネットに保管するなど、セキュリティを高めるためには、物理的にそのものに触れられないような状況を作るしか方法がありませんでした。
ペーパーレス化すれば、鍵のついたキャビネットも管理帳簿の管理も必要なくなります。情報自体に鍵をかけることができるため、誰かの不注意で紛失してしまう可能性があったり、人的ミスによる情報漏洩などの心配もなし。セキュリティレベルは、各段にアップすると言えます。

■ペーパーレス化のデメリット

企業側にとっても働く人にとってもメリットの多いペーパーレス化ですが、デメリットがあるのも事実です。では、ペーパーレス化にはどのようなデメリットがあるのでしょうか?
確認していきましょう。
 
・システムの導入コストがかかる
ペーパーレス化の進まない企業が多い日本ですが、足並みがそろわない理由の一つに「システムの導入コスト」があります。今まで情報をアウトプットするためのものであった紙を排除して情報を電子化するためには、その情報を見るための機材を用意しなければいけません。
ペーパーレス化には、タブレットやペーパーレス会議システム、クラウドストレージ、スキャナなど用意すべき機材は意外と多く、その分もちろんコストもかかります。ただし、導入時にコストはかかるものの、その後紙にかかる費用は減るorほぼゼロになります。目先ではなく、長期的にコスト面を比較すれば、ペーパーレス化を進める方が費用対効果が高いと言えるのではないでしょうか。
 
・システム障害時には閲覧できないケースも
ペーパーレス化することで、今まで紙にプリントアウトしていた情報は全てネット上でやり取りすることとなります。となると、当然システムに障害が起きたときやネットの状態が不安定な場合には、情報が閲覧できなくなる可能性も否めません。
また、情報を閲覧するための機器が故障してしまった場合にも、物理的に情報の閲覧ができなくなってしまいます。紙で情報を保管する上でのセキュリティの低さと照らし合わせながら、システム障害の影響を受けるというデメリットについて考えることが大切です。
 
・使用者のネットリテラシーが求められる
情報を紙にアウトプットする場合は、ITスキルがなくネットリテラシーの低い人でも問題なく業務を行うことができました。しかし、ペーパーレス化すると、その情報に関わる人には最低限のITスキルが求められることとなります。ペーパーレス化すれば、資料の閲覧から共有まで全てシステム化されるため、ITに慣れていない人には使いにくいと感じることでしょう。
また、セキュリティの観点からも、使用者の一定のネットリテラシーが求められます。社員全員のネットリテラシーを高めるために、ペーパーレス化に向けたトレーニングなどを行う手間が発生する可能性も否めません。

■ペーパーレス化の方法


ペーパーレス化の必要性がわかったところで、次に知っておきたいのがその“方法”についてです。ペーパーレス化推進については、企業によってさまざまな方法が取られています。
今回は、ペーパーレス化するためによく利用されるツールやサービスについて解説します。
 
・電子化代行サービスを利用
ペーパーレス化は、未来の“紙”に対してだけでなく過去の“紙”に対しても必要とされる作業です。しかし、膨大な量の紙の情報を電子化するための時間と労力がないことが要因となって、ペーパーレスを敬遠する企業もあるでしょう。
このようなペーパーレス化に対しての問題を抱えている企業に向けて手助けをしてくれるのが、「電子化代行サービス」です。電子化代行サービスとは、企業のペーパーレス化に特化したサービスのこと。紙の片付けから電子化作業までを、プロに任せられる仕組みが用意されています。
一部おまかせするプランや一から十までおまかせするプランなど、企業の意向に合わせてもらえるのも知っておくべきポイント。ペーパーレス化が一向に進まないという場合は、電子化代行サービスの利用を検討してみるのも一つの手です。
 
・タブレット端末の準備
ペーパーレス化する上で、タブレットはなくてはならない存在です。紙の情報を電子化すると、紙を使っているときとは違う使い勝手に違和感を覚える人も少なくありません。紙に対するメリットを強く感じている人には、タブレットの存在が心強いものとなることでしょう。
タブレットの最大のメリットは持ち運びしやすいサイズで、使う場所を選ばないということ。大量の紙の資料を持ち歩くことは困難でも、タブレットであれば気軽に持ち運ぶことができます。
また、タブレットならタッチペンでメモ帳のように直接書き込むことも可能。「紙は気軽にメモできるからいい」という紙に対してのメリットは、タブレットを使えばペーパーレス化したあとも変わりません。
 
・ペーパーレス会議システムを導入
会議の場では、紙の資料が多く使われます。会議にまつわる紙の資料を全てペーパーレス化するためには、「ペーパーレス会議システム」の導入が有効です。
ペーパーレス会議システムは、“紙なしの会議”を円滑に進めるためのシステム。資料を電子化するだけでなく、紙なしで聞き手・話し手が滞りなく会議を進められるような工夫がなされています。
例えば、話し手の操作が利き手にも連動するなど、紙ありの会議に比べてより参加者が会議に集中しやすくなるような機能を搭載。メモを書き込める機能が搭載されているシステムもあり、ペーパーレス化することで会議がより有意義なものになると考えられます。
 
・クラウドストレージの確保
ペーパーレス化を進めるにあたり用意しておきたいのが、「クラウドストレージ」と呼ばれるツール。紙の情報を電子化することで、紙の保管場所は必要なくなりますが、その分情報の保存場所を確保しておかなければいけません。
クラウドストレージに電子化した情報を格納することで、情報が保管できるだけでなく、さまざまな場所・デバイスから情報へのアクセスが可能に。容量やアカウント数などによって利用料が変わってくるので、社内でどのように利用・活用するのかをあらかじめよく検討しておく必要があります。

■ペーパーレス化の成功事例5選!

ペーパーレス化が進んでいない日本ですが、それでも着々とペーパーレス化を成功させている企業も増えてきています。ペーパーレス化のイメージを膨らませるためにも、実際にペーパーレス化の成功事例を見ていきましょう。
 
・ペーパーレス化で情報漏洩リスクを大幅軽減
アサヒグループホールディングス株式会社では、毎週開催される役員会議に、ペーパーレス会議システムを導入。ペーパーレス化を実行する以前は、“紙の資料を用意するためにかかる労力”・“情報漏洩のリスク”の二つの問題が掲げられていました。そこで、アサヒグループホールディングス株式会社では紙の資料と同じような感覚で使えて、かつ安全に利用できるという二つの目標を掲げペーパーレス化を推進します。
ペーパーレス会議システムを導入することで、紙は年間約40,000枚削減。会議の準備や後片付けなどの負担も役50%軽減され、事務局の負担も軽減ました。
また、情報の閲覧権限などの機能を活用することでセキュリティ面の強化にもつながり、場所を問わずに情報を共有しながらの会議ができるような環境へと変化を遂げています。
 
・学校の職員会議をペーパーレス化して聞き漏らしを防止
学校など教育に携わる機関でも、まだまだたくさんの紙が使われているのが現状ですが、一部ではすでにペーパーレス化に着手しているところもあります。ある中学校では、職員会議をペーパーレス化。業務効率向上のため教職員向けのタブレットを導入し、教職員間でやりとりされる紙の削減に乗り出しました。
職員会議でも数多くの紙の資料が使われていましたが、タブレット導入を機に会議にまつわる資料もペーパーレス化。クラウドの資料を共有しながら会議を進めることで、紙や印刷にかかるコストの削減だけでなく、会議内容の聞き漏らし防止にも一定の効果が出ています。
 
・タッチデバイスを導入して幹部会議をペーパーレス化
青森県弘前市役所では、以前からの問題であった紙の使用量削減に向けて、会議で使う紙の資料のペーパーレス化に着手しました。弘前市役所がペーパーレス化のためのデバイスとして選んだのが、タッチペンで操作ができるもの。操作が簡単で、普段スマホを使っている人なら少し説明を受けるだけで使いこなせるものを会議に導入しました。
共有する資料の文字が小さい場合も、簡単に文字を拡大することができるため、紙を使っていたときよりも利便性がアップ。紙の資料のように1ページに文字がびっしりと敷き詰められるわけではなく、1ページに少ない文字数と色を使った図などが取り込まれるようになったことで、会議の質も向上しました。
今後は、会議だけでなくプレゼンや情報共有にもタッチデバイスを活用し、利用シーンの大が検討されています。
 
・ペーパーレス会議システムで市議会の運営を改革
神奈川県逗子市の逗子市議会では、2013年より議会の運営にタブレット端末を導入。議会に“パソコンの持ち込み”を検討したことがきっかけとなり、ペーパーレス化の一歩を踏み出しました。
一般企業と同じく、市議会も会議資料の準備や管理などにかかる手間とコストがかさんでいましたが、ペーパーレス会議システムの導入によりその問題を解消。会議資料の修正が発生した場合にも、クラウド上にアップした資料の一部を修正・更新するだけで完了するなど、ペーパーレス化によりさまざまな手間が削減されました。
今では、市長部局より出されるプレスリリースもペーパーレス化。紙代や印刷代はもちろん、労務費の削減にもつながったことで、全国に先駆けて行われた逗子市議会のペーパーレス化は全国から注目を集めました。
 
・ビジネス管理ツールの導入で業務を効率化
東京都足立区にある友愛病院では、ネット環境がなかった状態からのペーパーレス化に成功。病院には、休日・休憩・業務時間などがそれぞれバラバラで、常にそれぞれが違う仕事に従事しているという一般企業とは違う働き方の特色があります。
情報伝達のために、今までは回覧板にハンコを押して情報共有を進めるというやり方が取られていましたが、その作業を企業向けビジネス管理ツールを導入することで効率化。ビジネス管理ツールであらかじめ情報や資料を共有しておけば、会議に持ち込むITデバイスにて全て確認ができるため、会議の効率アップにもつながります。実際、頻繁に開催される委員会の開催時間は、1時間20分から20分にまで短縮。
スタッフ同士がコミュニケーションを取るためのツールとしても活用され、業務効率アップの大きな成果を上げています。

■ペーパーレス化を推進するためのポイント

企業のペーパーレス化を推進するにあたり、おさえておきたいポイントをまとめました。ペーパーレス化を検討している企業や、なかなか進まないペーパーレス化の速度を上げたいと考えている企業は必見です。
 
・ペーパーレス化の必要性を訴求
ペーパーレス化を推進するためには、まず経営層にその必要性を理解してもらうところから始めなければいけません。 “GO”を出す経営層にその必要性が理解されていなければ、いつまで経ってもその企業がペーパーレス化への一歩を踏み出すことはないでしょう。
ペーパーレス化のメリット・デメリットを踏まえ、「何のためにペーパーレス化を行うのか」や「ペーパーレス化にかかるコストと費用対効果」を基にした説得が求められます。
 
・ペーパーレス化するものとしないものを仕分ける
これからペーパーレス化を始める場合、何から手をつければいいのかわからないというケースも少なくありません。そこで、まずはペーパーレス化するものとしないものの仕分けを行うことから始めてみましょう。
仕分けが終われば、次はどこから電子化していくのかの優先順位を決めることも大切です。一度で一気にペーパーレス化を進めるのではなく、部分的にシフトしていくのだと考えれば、順序立てて作業を進めることができます。
 
・ペーパーレス化促進に役立つツールを活用
先ほどもお伝えしたように、今はペーパーレス化のために開発された便利なツールがたくさん世に出回っています。クラウドサービスを始め、ペーパーレス会議システムや電子化代行サービス、タブレットなどを賢く導入・活用しましょう。
テレワークやモバイルワークの導入を検討している場合も、ペーパーレス化促進のためのツールの活用は欠かせません。

■まとめ

デジタル後進国である日本ではまだまだ進み切っていないペーパーレス化ですが、その必要性は大いに感じていただけたことかと思います。データ活用の観点から見ても、ペーパーレス化は欠かせない作業の一つだと言えます。
弊社DXのホワイトペーパー「そろそろDXをわかりやすく」でも、ペーパーレス化について触れているので、デジタル化を検討している企業様はぜひ確認してみてください。

Fabeee編集部

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こちらの記事はFabeee編集部が執筆しております。